HOẠT ĐỘNG PHỤC VỤ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG THỜI ĐẠI CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 TẠI THƯ VIỆN TỈNH THANH HÓA

Đặt vấn đề

       Trong thời đại cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sự gia tăng nhanh chóng cả về số lượng và chất lượng của các loại nguồn tin dẫn đến một yêu cầu tất yếu là cần phải lựa chọn những thông tin có chất lượng, phù hợp với từng đối tượng người dùng tin cụ thể. Lãnh đạo và quản lý là đối tượng người dùng tin có nhu cầu thông tin cao trong khi đặc thù công việc lại ít có thời gian đến thư viện đọc tại chỗ. Do vậy, nếu như thực hiện tốt công tác phổ biến thông tin có chọn lọc đến với lãnh đạo và quản lý một cách trực tiếp là việc làm cần thiết, mang lại kết quả cao, giúp các nhà lãnh đạo, quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức.

      Nhận thức sâu sắc về ý nghĩa của hoạt động phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý, trong những năm vừa qua Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã tổ chức nhiều hoạt động dịch vụ thông tin thiết thực đáp ứng được khối lượng công việc lớn của cán bộ lãnh đạo, quản lý của tỉnh. Các sản phẩm đa dạng về nội dung, phong phú về hình thức, đã bắt nhịp được với yêu cầu lớn của thời đại mới. Trong số các sản phẩm dịch vụ, thông tin của Thư viện thì thư mục toàn văn “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” là một sản phẩm đầy tâm huyết mà các bộ phận của Thư viện đã chung tay thực hiện, được cán bộ, lãnh đạo, quản lý tỉnh đánh giá là một kênh thông tin quan trọng phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý của địa phương.

      Các sản phẩm, dịch vụ của Thư viện không những có ý nghĩa phục vụ các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương mà còn góp phần quan trọng phát huy được vai trò, vị thế của thư viện đối với cấp ủy, chính quyền. Do đó, làm thế nào để duy trì và phát huy hơn nữa những thành tích đáng có, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý tại Thư viện tỉnh Thanh Hóa là vấn đề đáng được quan tâm, bàn luận.

1. Thực trạng hoạt động  phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý tại Thư viện tỉnh Thanh Hóa
   • Các yếu tố cần thiết đảm bảo cho hoạt động phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý
     • Cán bộ thư viện

Như chúng ta đều biết, cán bộ thư viện là linh hồn của Thư viện và là một trong 4 yếu tố cấu thành và duy trì hoạt động của Thư viện. Hơn 50 năm qua là cả một quá trình phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ cán bộ Thư viện tỉnhThanh Hoá. Công tác xây dựng đội ngũ cán bộ của Thư viện những năm gần đây đã có những bước phát triển cao theo hướng trẻ hoá. Hiện nay, Thư viện tỉnh Thanh Hoá có 44 cán bộ, trong đó có 09 nam; 35 nữ. Đây là một trong những thuận lợi đảm bảo tính liên tục, ổn định trong cơ cấu nguồn nhân lực của Thư viện. Bên cạnh đó, với đội ngũ cán bộ trẻ sẽ phát huy được tính sáng tạo, sự năng động nhiệt tình , khả năng tiếp thu những cái mới.

     Với chủ trương phân công lao động theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ và khả năng của từng người, Ban giám đốc đã phân công các cán bộ phù hợp với công việc được giao.

• Người dùng tin

      Nhóm người dùng tin (NDT) là cán bộ lãnh đạo quản lý của Thư viện bao gồm: các lãnh đạo, quản lý, điều hành của cấp ủy, chính quyền và của các ban, ngành, đoàn thể địa phương ở cấp tỉnh, cấp huyện. Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao trong tổng số NDT của Thư viện nhưng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Thư viện. Họ vừa là những người tiếp nhận thông tin, vừa là chủ thể thông tin, cường độ làm việc của họ tương đối cao. Do đó, thời gian họ nghiên cứu tại thư viện là rất ít.

      Đặc điểm lao động của cán bộ lãnh đạo, quản lý là hàng ngày phải tiếp nhận khối lượng thông tin thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh, thông báo từ cấp trên xuống và các báo cáo từ cấp dưới hoặc đồng cấp chuyển lên. Do đó, trong lao động họ phải thực hiện quá trình xử lý thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn nhất trong công việc của mình. Trong quá trình thực hiện việc xử lý thông tin, nhóm NDT này chịu tác động của một số yếu tố như: mâu thuẫn giữa việc am hiểu hầu hết các lĩnh vực với yêu cầu trong chức năng lãnh đạo, quản lý là phải nắm được tình hình, xu hướng và triển vọng chung của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực từ chính trị, văn hóa xã hội đến kinh tế; thời gian dành cho việc xử lý thông tin rất hẹp nhưng phải tiếp thu một khối lượng thông tin lớn, đa ngành và bao quát trong khi quyết định lại tức thời, nhanh chóng; trình độ chuyên môn, lãnh đạo và quản lý của nhóm NDT này chưa đáp ứng được yêu cầu mới của xã hội phát triển nên họ mong muốn tiếp nhận các thông tin cần thiết để tự học tập, tự nâng cao trình độ.

      Cán bộ lãnh đạo, quản lý rất quan tâm đến các lĩnh vực chính trị, xã hội nói chung, các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, pháp luật, y tế,…diện tài liệu mà cán bộ lãnh đạo, quản lý địa phương quan tâm là rất rộng, phản ánh sự phù hợp của các loại thông tin đối với vai trò, vị trí công tác mà họ đảm nhiệm.

• Vốn tài liệu

   Vốn tài liệu hiện có tại các kho trong thư viện tỉnh Thanh Hóa số lượng hiện có là 430.000 bản. Trong đó 276.501 tài liệu nằm trong các kho trụ sở của thư viện và hơn 140.000 tài liệu được luân chuyển phục vụ các cơ sở các xa trung tâm thành phố. Cụ thể vốn tài liệu có trong các kho tại các phòng: Phòng đọc tổng hợp, phòng mượn, phòng báo tạp chí,phòng ta cứu ngoại văn, phòng thiếu nhi, phòng điạ chí.

    Về công tác xây dựng vốn tài liệu, bình quân mỗi năm thư viện bổ sung cho toàn hệ thống từ 35.000 - 40.000 bản sách, trong đó Thư viện tỉnh Thanh Hoá là 10.000 bản sách.

• Cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động của thư viện

Thư viện tỉnh Thanh Hóa được thiết kể 7 tầng với tổng diện tích sàn là 11.000m2, kiến trúc và trang thiết bị hiện đại. Hiện nay, Thư viện đã có một trụ sở với trang thiết bị hiện đại vào tốp 5 thư viện đứng đầu trong số các thư viện tỉnh của cả nước.

Cơ cấu gồm 6 phòng chức năng:Phòng công tác phục vụ bạn; Phòng nghiệp vụ gồm: Phòng bổ sung, biên mục; Phòng xây dựng phong trào thư viện; Phòng địa chí ; Phòng Tin học; Phòng Hành chính tổng hợp.

Tất cả các phòng ban đều có mối quan hệ tương trợ lẫn nhau, phòng nào cũng quan trọng nhưng quan trọng nhất là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào thư viện. Thư viện tỉnh Thanh Hoá đã đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hoá hoạt động thư viện. Hiện nay, thư viện đang sử dụng phần mềm thư viện Ilib, thư viện đã có một mạng máy vi tính gồm 35 máy trạm, máy chủ và các thiết bị ngoại vi được kết nối trong mạng LAN của đơn vị và mạng internet. Trong đó phòng đọc đa phương tiện gồm có 18 máy và trên 200 ấn phẩm điện tử. Công tác hồi cố vốn tài liệu đã được thư viện cơ bản hoàn thành với 40.000 cơ sở dữ liệu (CSDL) được cập nhật vào máy tính. Thư viện có 130 bộ máy tính phục vụ bạn đọc tra cứu, Thư viện tỉnh đã xây dựng xong trang thông tin điện tử tổng hợp của đơn vị hòa vào mạng internet để phục vụ bạn đọc.

Trung bình hàng năm ngân sách dành cho bổ sung của thư viện tỉnh Thanh Hóa giao động trong khoảng hơn 600 triệu đồng .Trong đó từ 430 đến 450 triệu dành cho sách bổ sung sách và từ 120 đến 155 triệu dành cho mua báo tạp chí. Bên cạnh nguồn ngân sách của nhà nước, hàng năm thư viện tỉnh Thanh Hóa còn được nguồn kinh phí từ chương trình mục tiêu văn hóa Quốc gia với kinh phí hàng năm là 100 đến 300 triệu đồng. Nguồn biếu tặng của các đơn vị và cá nhân tất cả đều góp phần tăng cường kinh phí xây dựng nguồn lực thông tin của thư viện.

• Thư viện tỉnh Thanh Hóa trước yêu cầu phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý trong thời đại mới

    Thế giới đã bước vào cuộc cách mạng công nghiệp lần 4, nội dung của cuộc cách mạng lần này là sự phát triển hệ thống liên kết thế giới thực và ảo trên cơ sở vạn vật kết nối Internet và các hệ thống kết nối internet. Sự phát triển của thời đại mới với những thay đổi triệt để cách sống, làm việc và kết nối, tương tác với nhau. Khi đó, cần có sự phối hợp kịp thời và đồng bộ giữa các quốc gia, tổ chức, cá nhân trên thế giới, đặc biệt là của giới nghiên cứu khoa học và các nhà lãnh đạo, quản lý. Trước những yêu cầu lớn của thời đại mới việc đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao kiến thức; đặc biệt là những kiến thức mới, hiện đại, định hướng vào việc nâng cao năng lực, trình độ tư duy của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý phù hợp với xu hướng của cuộc cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang là một yêu cầu bức thiết ở Việt Nam hiện nay.

   Thư viện tỉnh Thanh Hóa với chức năng và nhiệm vụ của mình đã không ngừng phát triển, đưa thông tin đến với NDT một cách kịp thời, toàn diện và chính xác, đáp ứng yêu cầu mới của cán bộ lãnh đạo, quản lý. Xuất phát từ đặc điểm lao động của nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và đặc điểm nhu cầu thông tin của nhóm NDT này mà thông tin để phục vụ quản lý và lãnh đạo phải đảm bảo chất lượng cao về độ chính xác, đầy đủ, tính kịp thời và sự phù hợp về hình thức thể hiện thông tin cũng như phương thức tiếp nhận thông tin của nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý. Các quá trình thông tin phục vụ cán bộ lãnh đạo, quản lý không khác nhiều so với việc phục vụ thông tin ở đối tượng khác. Tuy nhiên, do đặc thù công tác của cán bộ lãnh đạo, quản lý nên việc đáp ứng nhu cầu thông tin của nhóm NDT này yêu cầu cao hơn. Vì vậy, phương pháp xử lý thông tin thực hiện sâu sắc và mất nhiều thời gian. Các thông tin phục vụ nhóm người dùng tin này mang tính tổng hợp, phản ánh phương hướng, xu thế phát triển trong tương lai, các vấn đề mang tính tổ chức, quản lý, tuyển chọn và đào tạo cán bộ, thông tin mang tính cập nhật thường xuyên hơn. Các thông tin được xử lý thường là các con số, bảng biểu, tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc.

     Để thực sự trở thành một bộ phận quan trọng góp phần nâng cao trình độ, phổ biến thông tin cho cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhằm đẩy mạnh phát triển kinh tế, xã hội của địa phương thì thư viện tỉnh Thanh Hoá cần phải phát triển theo hướng thư viện số, đảm bảo các yêu cầu sau đây:

• Bổ sung vốn tài liệu đầy đủ, phong phú và đa dạng phù hợp với nhu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương;
• Chủ động cung cấp tài liệu số một cách đầy đủ, kịp thời, góp phần phổ biến thông tin có chọn lọc đến cán bộ lãnh đạo, quản lý.
• Tăng cường phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, có chất lượng đáp ứng nhu cầu của cán bộ lãnh đạo, quản lý.
• Thư viện phải đổi mới tòan diện, đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả .
  • Thực trạng hoạt động phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý
    • Tổ chức phục vụ trong thư viện

     Tổ chức phục vụ trong thư viện là công tác phục vụ người đọc tại các phòng chuyên biệt ngay nơi thư viện đóng. Hiện tại, công tác phục vụ tại chỗ của thư viện chủ yếu là cho người dùng tin đọc tại chỗ, mượn tài liệu về nhà, và truy cập mạng internet.

     Nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác thư viện trong thời kỳ mới, nhất là thời kỳ đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa, ngày 02/01/2016 tòa nhà thư viện 7 tầng có đầy đủ thiết bị hiện đại với tổng mức đầu tư hơn 200 tỷ đồng, 11.000m2 sàn sử dụng đã hoàn thành và đưa vào hoạt động. Đây là công trình khang trang, cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại, vị trí thuận lợi đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để phục vụ đông đảo NDT.

   * Phục vụ đọc tài liệu tại chỗ

      Đây là hình thức phục vụ chủ yếu tại Thư viện với phương thức phục vụ mượn đọc tại chỗ qua thủ thư đối với tài liệu là các loại sách và phương thức tự chọn đối với tài liệu là báo, tạp chí.  Mỗi lần bạn đọc chỉ được mượn tối đa 3 tài liệu.

      Thời gian phục vụ: Phòng đọc tài liệu tại chỗ phục vụ tất cả các ngày trong tuần từ thứ 2 – thứ 7 (trừ ngày Lễ, Tết).

        Thời gian phục vụ bạn đọc: Sáng : 07h 30 – 11h 30; Chiều: 13h 00 –17h 00

    * Phục vụ mượn tài liệu về nhà

Mượn tài liệu về nhà là 1 trong những dịch vụ được sử dụng trong trường hợp cán bộ lãnh đạo, quản lý có nhu cầu học tập và nghiên cứu tài liệu của thư viện nhưng không có điều kiện đến thư viện. Tài liệu mà cán bộ lãnh đạo, quản lý  mượn về nhà là các loại sách, báo, tạp chí thuộc lĩh vực chính trị - xã hội, tài liệu chuyên môn phù hợp với công việc của họ đang đảm nhiệm.

Mỗi lần được mượn tối đa 03 bản sách với thời hạn 07 ngày. Quá thời hạn đó, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp tục, bạn đọc phải đến gia hạn; mỗi lần gia hạn được thêm 03 ngày và không quá 02 lần.

* Phục vụ truy cập internet

         Đây là phương pháp phục vụ hiện đại đã thu hút đông đảo sự quan tâm của người dùng tin tại thư viện. Người dùng tin chỉ cần đăng ký tại cửa ra vào của thư viện có thể vào truy nhập internet mà không mất phí truy cập.

     Được sự quan tâm của tỉnh, Thư viện đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện, xây dựng phòng đọc đa phương tiện, truy cập internet phục vụ bạn đọc. Năm 2012, thư viện tỉnh được đầu tư 20 bộ máy tính từ Dự án “Nâng cao khả năng sử dụng máy tính và truy nhập inter- net công cộng tại Việt Nam” do quỹ Bill and Melinda Gates tài trợ, 20 bộ máy này được kết nối internet để bạn đọc tra cứu thôn tin cần thiết. Để kiểm soát việc sử dụng thông tin từ truy cập internet của NDT tại thư viện một cách lành mạnh và hướng NDT sử dụng các thông tin bổ ích phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, cán bộ thư viện thực hiện việc kiểm soát truy cập của NDT thông qua phần mềm quản lý người sử dụng máy tính từ máy chủ, nhắc nhở ngăn chặn những trường hợp truy cập những thông tin không cho phép.

• Tổ chức phục vụ ngoài thư viện

       Tổ chức phục vụ ngoài thư viện là hoạt động rất thiết thực, được tiến hành nhiều năm ở thư viện thông qua hình thức luân chuyển sách báo về cơ sở. Đồng thời với công tác luân chuyển sách, báo về các địa phương vùng hải đảo xa xôi đặc biệt khó khăn hoặc luân chuyển sách báo đến trại giam thì công tác đưa báo, tạp chí tới cán bộ lãnh đạo, quản lý ở các sở, ban ngành đã được thư viện tỉnh Thanh Hóa tiến hành nhiều năm và đạt được kết quả cao.

       Trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý của địa phương, đồng thời tận dụng nguồn lực thông tin của Thư viện tỉnh có tới 270 đầu báo, tạp chí thường xuyên được bổ sung hàng ngày vào thư viện. Ngày 15/5/2002, Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã tiến hành làm thử nghiệm một tài liệu thông tin có tính tổng hợp, liên kết, cập nhật nhanh theo định kỳ mỗi tuần một số những thông tin mà báo chí Trung ương đã nêu về địa phương với tên gọi: thư mục toàn văn “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương”. Sau khi phát hành số đầu tiên, tài liệu “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương”  đã nhận được sự đồng tình, ủng hộ từ phía lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân, Uỷ ban nhân dân tỉnh. Thông qua Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy tài liệu này đã được giới thiệu trong nhiều cuộc họp của Tỉnh ủy, Uỷ ban nhân dân và được lãnh đạo các ban, ngành, các huyện, thị, thành phố sử dụng tài liệu này phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành. Nhiều ban ngành, đoàn thể và lãnh đạo các huyện, thị, thành phố trong tỉnh đã đến thư viện đăng ký tài liệu. Các cơ quan báo chí Trung ương và địa phương đã đến tìm hiểu và đặt mua tài liệu. Nhiều cơ quan báo chí Trung ương đã hỗ trợ báo miễn phí cho Thư viện tỉnh nhằm tăng cường thêm nguồn lực thông tin cho tài liệu. Thông tin thư mục toàn văn “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” cũng đã được giới thiệu trên Đài Phát thanh và truyền hình Thanh Hóa, báo Thanh Hóa, báo Nhân dân, báo Văn hóa Thông tin Thanh Hóa. Từ đây, tài liệu “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” được đông đảo bạn đọc biết đến và nhanh chóng trở thành “công cụ đắc lực” được cấp ủy, chính quyền địa phương ghi nhận.

       Do tính chất quan trọng của tài liệu, để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và cập nhật nhanh thông tin mà vẫn đảm bảo được bản quyền tác giả, Thư viện tỉnh Thanh Hóa đã bố trí một lực lượng cán bộ chuyên sâu xử lý loại tài liệu này theo một quy trình chặt chẽ

     Kể từ khi biên soạn và phát hành thử nghiệm số đầu tiên, cho đến nay tuổi đời của thư mục toàn văn “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” đã 17 tuổi. Tính đến ngày 15/5/2019, thư viện đã phát hành 939 số với 148.500 bản in và khoảng 7.410.000 trang in, phục vụ hơn 1.000.000 lượt bạn đọc. Phạm vi phát hành của thư mục ngày càng được mở rộng. Từ các bạn đọc ban đầu là các đồng chí lãnh đạo Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh và một số ban ngành của tỉnh, cho đến nay, thư mục đã được phát hành đến các huyện ủy, thành ủy, Ủy ban nhân dân huyện, thị, thành phố, các ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, các cơ quan báo chí Trung ương và địa phương, thư viện 27 huyện, thị, thành phố.

     Thư mục toàn văn “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” là bức tranh tòan cảnh báo chí về Thanh Hóa, tập hợp tương đối đầy đủ, cập nhật kịp thời các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh Thanh. Tài liệu “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” là một kênh thông tin quan trọng, thiết thực, giúp công tác lãnh đạo, quản lý của Đảng bộ, chính quyền nắm bắt kịp thời các thông tin qua báo chí đã nêu về địa phương. Từ đó, đưa ra các kế hoạch, quyết định đúng đắn, phát huy mặt tích cực, khắc phục, chấn chỉnh những yếu kém, khuyến điểm mà báo chí phát hiện. Mặt khác, hoạt động phục vụ thông tin “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” cho cán bộ lãnh đạo, quản lý còn mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động của thư viện như: Tăng cường nguồn thu duy trì sự phát triển của thư viện; Khai thác tối ưu giá trị hữu ích của vốn tài liệu; Đẩy mạnh mối liên của thư viện huyện với các đơn vị của địa phương. Có thể nói, đây là hoạt động có chi phi thấp nhưng mang lại hiệu quả cao, phù hợp với đặc thù công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý cũng như điều kiện kinh tế còn eo hẹp của thư viện.

     Tuy nhiên, tài liệu thông tin “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” còn có hạn chế, đó là thông tin khai tác để tạo lập tài liệu mới ở báo giấy, những tin bài trên các báo điện tử chưa được khai thác, tổng hợp, khiến cho “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” chưa thật sự toàn cảnh. Tài liệu thông tin “Thanh Hóa qua báo chí Trung ương” mặc dù đã được số hóa nhưng tài liệu này vẫn chưa được đăng tải trên Website của thư viện. Quy trình thực hiện xử lý tài liệu còn gặp phải một số khó khăn do thiếu các phần mềm chuyên dụng, trang thiết bị phục vụ công tác sao chụp - in ấn.

2. Nâng cao chất lượng hoạt động phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý tại Thư viện tỉnh Thanh Hóa
   • Xây dựng và phát  triển nguồn tin có chất lượng

       Đồng thời với việc bổ sung vốn tài liệu đa dạng về loại hình thì việc lựa chọn các tài liệu có chất lượng cũng đóng vai trò quan trọng. Vốn tài liệu lựa chọn để bổ sung phải phù hợp với điều kiện kinh tế, văn hoá xã hội của địa phương, đáp ứng được tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Xác định cơ cấu bổ sung vốn tài liệu cho phù hợp, chấp hành nghiêm chỉnh Quyết định số 50/2003/QĐ- BVHTT về việc quy định đảm bảo tối thiểu 10% kinh phí mua sách báo hàng năm để mua sách lý luận chính trị. Để thu thập được nguồn tin có chất lượng, thư viện cần phối hợp chặt chẽ với các nhà xuất bản, tòa sọan báo, tạp chí, các tác giả làm sao để họ nắm bắt được nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý để tăng cường xuất bản, viết các tài liệu phù hợp. Bên cạnh khai thác thông tin trên các báo viết về Thanh Hóa, thư viện cần đẩy mạnh hơn nữa việc khai thác thông tin từ các báo điện tử trên mạng internet, đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý được tòan diện nhất, cập nhật nhất.

• Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

   Ứng dụng công nghệ thông tin là việc làm cần thiết cho thư viện tỉnh Thanh Hóa trong thời đại cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Bởi lẽ, muốn tạo ra những sản phẩm thông tin hiện đại thì phải đầu tư các trang thiết bị hiện đại. Thư viện tỉnh Thanh Hóa còn thiếu các trang thiết bị hiện để thực hiện số hóa một khối lượng lớn các tài liệu, phần mềm chuyên dụng thực hiện xử lý ảnh vẫn chưa có. Mặc dù thư viện thanh hóa đã có Website nhưng vẫn chưa khai thác được hết tính năng hữu ích của nó, do đó, thiếu các CSDL trực tuyến, mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC),... Do vậy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện tỉnh Thanh Hóa là việc làm cần thiết hơn bao giờ hết, rất cần sự quan tâm đầu tư từ phía lãnh đạo của Thư viện.

• Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin -  thư viện dựa  trên công nghệ thông tin

Bên cạnh việc duy trì và nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin – thư viện đã có, Thư viện cần mở rộng đối tượng xử lý và xử lý sâu vào nội dung thông tin của đối tượng xử lý; xây dựng thêm các sản phẩm mới nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của NDT.

 Thư viện cần nâng cao chất lượng và hoàn thiện các sản phẩm sau:

          - Nâng cao chất lượng Thư mục : Nâng cao chất lượng bài tóm tắt với từng tài liệu, thông tin của bài tóm tắt tài liệu có thể cung cấp cho NDT những thông tin cần thiết về tài liệu đó. Đối với thư mục tòan văn “ Thanh Hóa qua bảo chí trung ương” Thư viện cần Bổ sung thêm các bảng tra bổ tra bổ trợ: Theo chủ đề, tên tác giả…

          -  Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các CSDL tòan văn: Tiếp tục xây dựng CSDL trên cơ sở ứng dụng phần mềm IlIB và các dữ liệu mà thư viện đã thực hiện số hóa.

Ngoài ra để đa dạng hóa các sản phẩm thông tin – thư viện viện có thể tiến hành như sau:

- Mở rộng thêm hình thức của các thư mục chuyên đề; thư mục thông báo/ tạp chí mới.

- Biên soạn tạp chí tóm tắt, tổng luận phục vụ cho cán bộ lãnh đạo, quản lý.

-  Xây dựng mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog – viết tắt OPAC).

Việc đa dạng hóa các sản phẩm thông tin – thư viện của Thư viện cần ưu tiên ở các sản phẩm hiện đại. Để thực hiện được điều này, Thư viện cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ và nhận được sự đầu tư lớn về kinh phí.

• Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin

    Thư viện cần có các giải pháp cụ thể để thực hiện việc nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các dịch vụ như sau:

- Tăng cường dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc cho các cán bộ lãnh đạo, quản lý, ngoài tài liệu “ Thanh Hóa qua báo chí Trung ương”, thì thư viện có thể mở rộng phổ biến thông tin theo từng lĩnh vực cụ thể mà các cán bộ lãnh đạo, quản lý đang đảm nhiệm công việc.

       - Mở rộng thêm các dịch vụ khác phù hợp với thời đại mới:

          +  Cung cấp  danh sách các trang web hay mà cán bộ lãnh đạo, quản lý quan tâm.

          + Dịch vụ hỏi đáp thông tin qua thư điện tử: cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể hỏi về một tài liệu cụ thể hoặc một chủ đề mà họ quan tâm có ở thư viện tỉnh Thanh Hóa hay không.

          + Dịch vụ cung cấp qua thư điện tử những thông tin mới, hoạt động mới của thư viện.

     Để thực hiện đa dạng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ Thư viện cần có chính sách phát triển phù hợp, đội ngũ cán bộ có năng lực, yêu nghề cùng với việc ứng dụng những thiết bị công nghệ thông tin và sự đầu tư hợp lý.

• Tăng cường và mở rộng phục vụ ngoài thư viện

      Hoạt động phục vụ thông tin bên ngoài thư viện đã được Thư viện tỉnh Thanh Hóa thực hiện thường xuyên và có hiệu quả, phát động được phong trào đọc sách, báo cho cán bộ lãnh đạo, quản lý ở các cấp. Đây là biện pháp tốt nhất rút ngắn khỏang cách giữa nguồn tin và người dùng tin trong điều kiện nhóm người dùng tin không có nhiều thời gian để đến thư viện. Để tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý có hiệu quả hơn thư viện cần:

+ Căn cứ vào nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa của địa phương cũng như đặc thù công việc mà cán bộ lãnh đạo, quản lý đang điều hành để xây dựng vốn tài liệu phù hợp với yêu cầu tin của họ.

+ Thư viện chủ yếu mới phục vụ thông tin cho các cán bộ lãnh đạo, quản lý trên địa bàn thành phố Thanh Hóa. Do vậy, Thư viện cần mở rộng phạm vi phổ biến thông tin thường xuyên đến lãnh đạo, quản lý các đơn vị ở cấp huyện, thị, cấp xã một cách thường xuyên nhất.

  Thông qua việc thỏa mãn nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở các cấp, giúp họ nhận thức sâu sắc hơn vai trò của sách, báo, từ đó họ thấy có trách nhiệm xây dựng và tham gia vào các hoạt động của thư viện, thúc đẩy phong trào đọc sách, báo ở  các cơ quan ngày một phát triển.

• Đẩy mạnh và phối hợp hoạt động phục vụ thông tin giữa thư viện và các ngành khác

      Hoạt động phối hợp giữa thư viện với các cơ quan khác đã đạt được một số kết quả, đặc biệt trong việc chia sẻ vốn tài liệu và phát động phong trào đọc sách, báo trong cán bộ lãnh đạo, quản lý. Tuy nhiên, để duy trì và phát triển hoạt động có hiệu quả thì thư viện cần chủ động phối hợp và xin ý kiến đóng góp của các cơ quan: Uỷ ban nhân dân tỉnh; Tỉnh ủy; Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thanh Hóa; Đài Phát thanh và truyền hình tỉnh Thanh Hóa;  Các cơ quan báo chí Trung ương và địa phương như: Thông tấn xã Việt Nam, báo Văn nghệ, báo Đại đoàn kết, báo Lao động xã hội, báo Nông nghiệp Việt Nam, Hội nhà báo Thanh Hóa,…;các nhà xuất bản; Thư viện Quốc gia Việt Nam. Giữa Thư viện tỉnh và các cơ quan phải có chương trình phố hợp bao gồm các nội dung như:

• Bổ sung các loại tài liệu, cung cấp các loại tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý.
• Tổ chức các cuộc vận động, tuyên truyền cán bộ lãnh đạo, quản lý đọc và làm theo sách, báo.
• Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về sách, báo, đọc sách, kể chuyện sách nhân dịch các ngày lễ lớn, sự kiện chính trị của địa phương.

     Để thực hiện tốt các chương trình phối hợp thì Thư viện tỉnh Thanh Hóa rất cần sự quan tâm, giúp đỡ của các bên có liên quan. Thực hiện tốt được công việc này thì thư viện sẽ đảm bảo vốn tài liệu đầy đủ, phù hợp với nhu cầu thông tin của NDT.

Kết luận

     Trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thanh Hóa, nhằm xây dựng địa phương trở thành một tỉnh kiểu mẫu, có vị thế quan trọng trong sự phát triển chung của đất nược thì Thanh Hóa cần phải huy động tối đa mọi nguồn lực vốn có. Trong đó, nguồn nhân lực của tỉnh Thanh Hóa, đặc biệt là đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý là những “đầu tầu” có vai trò quan trọng  quyết định hướng đi và tốc độ đổi mới của địa phương. Vì vậy, các nhà lãnh đạo, quản lý ở các sở, ban, ngành phải thay đổi nhận thức về vai trò quản lý, phải tự đào tạo, bồi dưỡng các nhóm năng lực để đáp ứng yêu cầu kết nối mới trên nền tảng kiến thức và công nghệ. Để giúp cán bộ lãnh đạo, quản lý phát huy vai trò của mình thì thư viện tỉnh Thanh Hóa cần tập trung xây dựng và phát triển vốn tài liệu, trong đó có một phần đáng kể dành cho tài liệu phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý; cung cấp và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lãnh đạo, quản lý sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện, góp phần đổi mới nhận thức của họ thích ứng với thời công nghệ số.

     Thư viện tỉnh Thanh Hóa luôn vận mình trước sự thay đổi của thời đại mới, đã thu được một số kết quả nhất định, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin, góp phần quan trọng giúp cán bộ lãnh đạo, quản lý phát huy được trí tuệ, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trên mảnh đất xứ Thanh. Vị thế của Thư viện ngày càng được khẳng định, thu hút được đông đảo người dùng tin sử dụng thư viện phục vụ cho công việc và đời sống xã hội. Tuy nhiên, hoạt động phục vụ thông tin cho cán bộ lãnh đạo, quản lý của Thư viện còn nhiều bất cập cần khắc phục do vốn tài liệu chưa thực sự đầy đủ và có chất lượng, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện chưa đa dạng và phong phú, thiếu kinh phí đầu tư và các trang thiết bị hiện đại.

     Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý tại Thư viện tỉnh Thanh Hóa mà chúng tôi đã nêu ở trên xuất phát từ nghiên cứu, khảo sát thực tế tại thư viện, với mong muốn các giải pháp này sớm được đưa vào thực hiện và trở nên khả thi. Để đưa những giải pháp này vào hoạt động thực tế và đạt được những bước phát triển cao thì thư viện rất cần sự quan tâm của lãnh đạo của tỉnh Thanh Hóa, lãnh đạo và toàn thể các cán bộ của thư viện. Hy vọng trong thời gian tới, với sự nỗ lực chung của các bên có liên quan thì thư viện tỉnh Thanh Hóa sẽ phát huy được tối đa vai trò của mình, đáp tốt nhu cầu tin của người dùng tin, góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa ngày càng giàu mạnh.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Xuân Thanh (2008 ), Cảm nhận về công tác sách báo và thư viện, Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
2. Trần Thị Minh Nguyệt (2010), Người dùng tin và nhu cầu tin, Đại học Quốc gia Hà Nội.
3. Thư viện tỉnh Thanh Hóa

http://thuvientinhthanhhoa.vn, truy cập ngày 10/06/2019

4. Vụ thư viện (2008), Về công tác thư viện, Hà Nội.